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Titre
Text copied to clipboard!Administrateur de la documentation
Description
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Nous recherchons un Administrateur de la documentation rigoureux et organisé pour superviser la gestion, la structuration, la mise à jour et l’accessibilité de l’ensemble des documents internes et externes de l’organisation. Ce poste joue un rôle essentiel dans la qualité de l’information, la conformité documentaire et l’efficacité opérationnelle des équipes. Le candidat idéal possède une excellente capacité d’analyse, un grand sens du détail et une solide compréhension des processus administratifs, des systèmes de classement et des outils numériques de gestion documentaire.
L’Administrateur de la documentation est responsable de la création et de l’application des normes documentaires, afin de garantir que tous les fichiers, procédures, politiques, contrats, rapports et archives soient correctement enregistrés, versionnés, sécurisés et facilement consultables. Il travaille en étroite collaboration avec plusieurs départements pour s’assurer que les documents répondent aux exigences internes, réglementaires et sectorielles. Il contribue également à l’amélioration continue des méthodes de gestion de l’information et à la réduction des risques liés à la perte, à l’obsolescence ou à la mauvaise utilisation des documents.
Dans ce rôle, vous participerez à l’organisation des référentiels documentaires physiques et numériques, à la mise en place de conventions de nommage, à la gestion des droits d’accès et au suivi des cycles de vie des documents. Vous serez également amené à former les collaborateurs aux bonnes pratiques documentaires et à répondre à leurs besoins en matière de recherche, d’archivage et de diffusion d’informations. Une attention particulière sera portée à la confidentialité, à la traçabilité et à la cohérence des contenus.
Le poste convient à une personne méthodique, autonome et à l’aise avec les outils bureautiques, les plateformes collaboratives et les logiciels de gestion électronique de documents. Une expérience dans un environnement réglementé ou structuré constitue un atout important. La capacité à gérer plusieurs priorités, à communiquer clairement avec des interlocuteurs variés et à proposer des solutions pratiques sera déterminante pour réussir dans cette fonction.
En rejoignant notre organisation, vous contribuerez directement à la fiabilité de notre patrimoine informationnel et au bon fonctionnement de nos activités quotidiennes. Vous jouerez un rôle central dans la circulation de l’information, la conservation des connaissances et le respect des standards de qualité documentaire. Si vous appréciez les environnements organisés, les missions de coordination administrative et l’optimisation des processus, ce poste représente une excellente opportunité de développement professionnel.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Organiser, classer et maintenir les documents physiques et numériques de l’entreprise.
- Mettre en place et faire respecter les procédures de gestion documentaire.
- Contrôler les versions, les dates de révision et l’historique des documents.
- Assurer l’archivage, la conservation et la destruction des documents selon les politiques internes.
- Gérer les droits d’accès et la confidentialité des informations sensibles.
- Collaborer avec les équipes pour collecter, valider et diffuser la documentation nécessaire.
- Former les employés aux bonnes pratiques de classement et d’utilisation documentaire.
- Réaliser des audits documentaires réguliers pour garantir la conformité et la qualité.
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme en administration, gestion de l’information, documentation ou domaine connexe.
- Expérience en gestion documentaire, archivage ou administration de dossiers.
- Maîtrise des outils bureautiques et des systèmes de gestion électronique de documents.
- Excellente capacité d’organisation et grand souci du détail.
- Bonne compréhension des règles de confidentialité et de conformité documentaire.
- Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs priorités.
- Compétences en communication écrite et orale en français.
- Aptitude à analyser, structurer et améliorer des processus administratifs.
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle expérience avez-vous en gestion de documents ou en archivage ?
- Quels outils de gestion documentaire avez-vous déjà utilisés ?
- Comment assurez-vous le contrôle des versions et la traçabilité des documents ?
- Avez-vous déjà travaillé avec des documents confidentiels ou réglementés ?
- Comment gérez-vous les demandes urgentes tout en maintenant l’ordre documentaire ?
- Quelle méthode utilisez-vous pour améliorer un système de classement existant ?
